En el desarrollo de su labor de ejercer el control y seguimiento permanente de los compromisos de gestión de bienes fiscales, la Unidad deberá actuar dentro de los ámbitos de acción que se enuncian a continuación, debiendo dar cumplimiento a las funciones específicas enumeradas en cada caso:
1. Planificación, programación, control y seguimiento de los compromisos de la División de Bienes Nacionales: a) Trabajar en la planificación, programación, seguimiento y control de los compromisos de la División relacionados con planes, políticas y programas de gobierno, con Programas de Mejoramiento de Gestión (“PMG”), con Convenios de Desempeño Colectivo (“CDC”); con el Formulario H sobre indicadores de desempeño; con Programas correspondientes a la ejecución presupuestaria del Subtítulo 24; con Iniciativas Programáticas correspondientes al ejercicio fiscal respectivo; y, con el Plan de Tratamiento de Riesgos; entre otro; b) Realizar seguimiento, coordinar y prestar apoyo a las Secretarías Regionales Ministeriales, respecto de los indicadores contenidos en sus CDC; y c) Elaborar rendiciones mensuales de gasto e informes técnicos comprometidos por el Servicio en el marco de la suscripción de convenios de cooperación y colaboración con transferencia de recursos suscritos con otras Secretarías de Estado, debiendo prestar apoyo a la jefatura de la División en su rol de contraparte técnica, cuando ello sea procedente.
2. Planificación, programación, control y seguimiento de la ejecución presupuestaria: a) Controlar la ejecución del presupuesto asignado al Departamento de Enajenación de Bienes y al Departamento de Adquisición y Administración de Bienes; b) Controlar la ejecución del presupuesto asignado a las Unidades Funcionales que forman parte de la División de Bienes Nacionales: (i) Unidad de Gestión Territorial y Patrimonio; (ii) Unidad de Fiscalización y Tasación; y, (iii) Unidad de Control de Gestión y Cobranza; c) Coordinar con el Departamento de Presupuesto, dependiente de la División de Planificación y Presupuesto, las acciones relativas a la formulación anual presupuestaria, y a la programación y control de la ejecución presupuestaria de la División de Bienes Nacionales y d)Gestionar los requerimientos presupuestarios de la División y los formulados por las Secretarías Regionales Ministeriales, en el marco de las Iniciativas Programáticas y Programas de la División.
3. Adquisición de bienes y servicios por la División de Bienes Nacionales: a) Coordinar con la Unidad de Recursos Físicos, dependiente de la División Administrativa del Ministerio, los procesos asociados a la adquisición de bienes y servicios formulados por los Departamentos y las Unidades Funcionales de la División de Bienes Nacionales; b) Colaborar en la redacción y revisión de bases de licitación para la adquisición de bienes y servicios requeridos por los Departamentos y las Unidades Funcionales de la División de Bienes Nacionales, y gestionar su tramitación; c) Preparar y gestionar las solicitudes de compras de bienes y servicios de la División de Bienes Nacionales y, encargarse de recibir en conformidad los servicios correspondientes y los pagos asociados y d) Realizar control y seguimiento de los contratos de adquisición de bienes y servicios, y de las garantías asociadas.
4. Elaboración de información asociada a la gestión de la División de Bienes Nacionales: a) Preparar, a requerimiento de la Jefatura de División, los informes anuales para el Balance de Gestión Integral, Mensaje Presidencial, Cuenta Pública, entre otros; b) Preparar y coordinar la elaboración de informes asociados a Glosas establecidas en la Ley de Presupuestos de cada año; c) Responder, por intermedio de la Jefatura de División, los requerimientos de información de Transparencia Pasiva, Consultas Ciudadanas, Correspondencia Presidencial (“INPR”), entre otras; y d) Preparar mensualmente los insumos y reportes para la estadística ministerial y para la Transparencia Activa.
5. Prestar apoyo a la labor de modernización ministerial: a) Representar a la División de Bienes Nacionales en las mesas de trabajo relacionadas con rediseño de procesos y determinación de requerimientos para el desarrollo de sistemas informáticos asociados a trámites de su competencia, en coordinación con las Unidades Funcionales y Departamentos que la conforman; y b) Apoyar a los Departamentos y Unidades dependientes de la División de Bienes Nacionales en la confección de manuales de procedimientos asociados a los distintos trámites de asignación de la propiedad fiscal.
Por su parte, en el desarrollo de su labor de ejercer el control y seguimiento de la gestión de cobranza, la Unidad deberá cumplir las siguientes funciones:
1. Efectuar seguimiento permanente a las acciones de cobranza que realizan las Secretarías Regionales Ministeriales.
2. Supervisar el funcionamiento del sistema informático de control de pagos, y velar por la actualización permanente de la información y mejora continua.
3. Generar reportes periódicos de la situación de morosidad de las carteras de propiedad fiscal administrada y enajenada con obligaciones de pago.
4. Proponer a la Jefatura de División la articulación de acciones tendientes a coordinar internamente la gestión de cobranza, tanto en el nivel central como en regiones.
5. Mantener actualizados instructivos y manuales relacionados con la gestión de cobranza.